Kapazitätsmanagement Für weniger Wartezeiten
Zeitersparnis auf ganzer Linie: Ab sofort sorgt ein zentraler Leitstand für die optimale Bettenverteilung und koordiniert die Patiententransporte innerhalb des Klinikums Braunschweig.
Autorin: Sabrina Mandel
An den Computern in der Leitstelle haben die Mitarbeitenden von Leiterin Julia Eggert einen genauen Überblick über die Bettenbelegung.
Wo ist ein Bett frei? Wer bringt den Patienten zu seiner nächsten Untersuchung? Ist die Patientin heute entlassen worden? Solche Fragen aus dem hektischen Alltag des Klinikpersonals gehören in Braunschweig der Vergangenheit an. Denn seit Kurzem laufen im Leitstand für Belegung und Logistik all diese Informationen zusammen. „Es sieht ein bisschen aus wie bei der NASA: viele Monitore an den Wänden und weitere an jedem Arbeitsplatz“, erläutert Dr. Raimar Goldschmidt, Chief Digital Officer am Klinikum Braunschweig und Geschäftsführer der Tochtergesellschaft skbs.digital GmbH. „Wir zentralisieren die Logistikprozesse und steuern nun alles aus der Leitstelle heraus.“
Zwei Ziele für das neue TeleTracking-System
Heike Stöter, Referentin der Ärztlichen Direktion und für die Belegungskoordination in verschiedenen Abteilungen des Klinikums verantwortlich, erklärt die Neuerungen: „Unser Schwerpunkt liegt auf zwei zentralen Themen des Klinikalltags: interne Patiententransporte und Bettenbelegung. Denn beide Bereiche verursachten bei hoher Auslastung teilweise lange Wartezeiten, was unangenehm für unsere Patientinnen und Patienten war, aber auch für die Pflegefachkräfte eine hohe Belastung bedeutete.“
So musste das Personal in der Notaufnahme bislang außerhalb der Zeiten der Belegungskoordination telefonisch freie Betten auf den Stationen anfragen und auch das Personal für interne Patiententransporte war häufig nicht sofort greifbar. „Wir haben jetzt eine Gruppe von Mitarbeitenden im Leitstand, die sich um diese Prozesse kümmert, indem sie die Betten zuweist und Patiententransportzeiten überwacht“, so Heike Stöter. Die Steuerung läuft über die Kapazitätsmanagement-Software des Systems TeleTracking.
Dr. Raimar Goldschmidt
Chief Digital Officer im Klinikum Braunschweig und Geschäftsführer der skbs.digital GmbH
Dr. Raimar Goldschmidt
Chief Digital Officer im Klinikum Braunschweig und Geschäftsführer der skbs.digital GmbH
So funktioniert es: Wer zu einem geplanten Eingriff oder auch als Notfall ins Klinikum Braunschweig kommt, erhält bei der Aufnahme ein Armband mit seiner Patientennummer, das bislang lediglich zur eindeutigen Identifikation diente. Das Band wurde nun um ein sogenanntes Badge ergänzt: Während des Aufenthalts im Klinikum ist die Badge-Nummer aktiviert. Bei der Entlassung wird das Armband in eine der auf allen Stationen neu installierten Infrarotboxen geworfen, wodurch der Reinigungsauftrag für das zuvor belegte Bett im TeleTracking-System sichtbar wird. „Auf allen Stationen stehen Monitore mit Dashboards, über die man die Bettenbelegung einsehen kann“, erklärt Heike Stöter. „Ein belegtes Bett wird zum Beispiel gelb angezeigt, eine braune Markierung bedeutet, dass ein Bett gereinigt werden kann, eine schwarze, dass das Bett gesperrt ist. Man sieht auf einen Blick, wenn ein Bett frei ist, dann wird es grün angezeigt.“
Heike Stöter betont, dass es sich bei dem Badge um kein Tracking-Modul handelt, mit dem der Standort der Patientin oder des Patienten geortet werden könnte: „In anderen Ländern ist dies möglich, aber in Deutschland aus Datenschutzgründen undenkbar. Unser Badge dient einzig und allein dazu, den Reinigungsprozess digital auszulösen und damit die Bettenwechselzeiten zu reduzieren.“ Die Patiententransporte werden entsprechend nicht über den Badge, sondern direkt im TeleTracking-System zugeteilt. Die Mitarbeitenden der Leitstelle können alle Transportaufträge einsehen und den Patientenbegleitdienst unmittelbar koordinieren.
Betten werden von der Leitstelle aus zentral zugeteilt und auch Patiententransporte organisiert. Johannes Reins bei der Planung.
Zentrale Lösung aus einer Hand
Auch vor der Einführung des neuen Kapazitätsmanagements war die Belegungs- und Transportkoordination auf den Stationen des Klinikums schon teilweise digital. „Allerdings waren diese Lösungen noch auf dem Stand von vor 30 Jahren und haben sich nicht historisch weiterentwickelt“, so Dr. Raimar Goldschmidt. „Wir legen Wert auf eine kontinuierliche Verbesserung in der Pflege, und auch die Medizin macht laufend Fortschritte – nun müssen sich auch die logistischen Prozesse verändern und wachsen. Unsere zentralisierte Lösung aus einer Hand verbessert sowohl die Bettenzuweisung als auch die Patiententransporte und reduziert Wartezeiten. Mittelfristig werden wir die Lokalisation von medizinischen Geräten vor Ort einbinden können und auch hier die Auslastung optimieren.“
